Para grande volume de documentos que consulta com frequência, a escolha mais prática é a pasta de arquivo de alavanca com lombada larga (7–8 cm). Se os documentos vão sendo inseridos e reorganizados, um dossier de argolas facilita a vida. Para arquivo definitivo (documentos que guarda mas raramente abre), as caixas de arquivo ocupam menos espaço e protegem melhor. Abaixo explicamos como decidir.
Os principais tipos
Pasta de arquivo (alavanca)
É a pasta clássica de escritório, com mecanismo de alavanca e lombada larga. Aguenta muito papel e permite abrir e consultar sem retirar as folhas. Ideal para dossiês de trabalho ativos — faturação, contratos, processos em curso.
Dossier de argolas
Usa argolas (2 ou 4) e permite inserir, remover e reordenar folhas com furador. É a melhor opção quando o conteúdo muda com frequência ou precisa de separadores. Existe em cartão, plástico e polipropileno, com diferentes diâmetros de argola.
Caixa de arquivo
Pensada para arquivo definitivo (ou “morto”): documentos que tem de guardar por obrigação legal mas consulta raramente. Empilha-se, protege do pó e aproveita melhor o espaço de armazém ou estante alta.
Pasta de elásticos e classificadora
Para volumes pequenos, transporte ou separação temporária. Leves e económicas, mas sem a capacidade nem a durabilidade de uma pasta de alavanca.
Quanto cabe? A lombada é o que conta
A capacidade depende sobretudo da largura da lombada (nas pastas de alavanca) ou do diâmetro das argolas (nos dossiês). Como referência aproximada:
| Formato | Capacidade aproximada | Melhor para |
|---|---|---|
| Pasta alavanca, lombada 5 cm | ~350 folhas | Volumes médios |
| Pasta alavanca, lombada 7–8 cm | ~500–600 folhas | Grande volume, consulta frequente |
| Dossier 2 argolas (25–30 mm) | ~200–250 folhas | Conteúdo que muda |
| Dossier 4 argolas (40 mm) | ~350 folhas | Conteúdo que muda, mais robusto |
| Caixa de arquivo | Vários maços/pastas | Arquivo definitivo |
Os valores variam com a gramagem do papel; use-os como orientação, não como limite exato.
Material e durabilidade
O cartão plastificado é económico e adequado para uso interno. O polipropileno (plástico) resiste melhor à humidade e ao manuseamento intensivo, sendo preferível para pastas muito usadas ou guardadas em ambientes menos secos. Para arquivo de longa duração, prefira materiais robustos e mecanismos metálicos de qualidade.
Organizar para encontrar depois
Numa estante com dezenas de pastas, o que faz a diferença é a identificação da lombada. Use etiquetas legíveis e um código de cores por tipo de documento (ex.: azul para faturação, verde para RH). Numere as pastas e mantenha um índice simples. Assim, encontrar um documento passa de minutos a segundos.
Que pasta para cada necessidade
Documentos de trabalho ativos e muito consultados: pasta de alavanca de lombada larga. Conteúdo que cresce e se reorganiza: dossier de argolas. Arquivo definitivo/legal: caixas de arquivo. Transporte ou separação temporária: pasta de elásticos ou classificadora.
Perguntas frequentes
Quantas folhas cabem numa pasta de arquivo?
Depende da lombada. Uma pasta de alavanca de lombada larga (7–8 cm) arruma tipicamente 500 a 600 folhas de papel comum; uma de 5 cm ronda as 350. Papel mais grosso reduz estes valores.
Qual a diferença entre pasta de arquivo e dossier?
A pasta de arquivo (alavanca) segura o papel por um mecanismo de alavanca e é feita para grande volume consultado com frequência. O dossier usa argolas e é melhor quando precisa de inserir, remover e reorganizar folhas com furador.
O que uso para arquivo que quase não consulto?
Caixas de arquivo. São feitas para arquivo definitivo: empilham, protegem do pó e ocupam menos espaço do que manter tudo em pastas de alavanca na estante.
Cartão ou plástico (polipropileno)?
Cartão plastificado para uso interno e económico; polipropileno quando a pasta é muito manuseada ou está exposta a humidade, por resistir melhor ao desgaste.
Precisa de organizar o seu arquivo? Veja a nossa gama de pastas de arquivo, dossiês e caixas de arquivo, ou toda a secção de arquivo. Dúvidas? Contacte-nos.
